Combien de temps prend une tâche ? Quel temps faut-il allouer à telle action ? Nous allons voir que la réponse à cette question n’est pas si évidente qu’elle n’y parait.
Loi de Parkinson : Explication et Exemples
Définition simple
La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étend de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, plus on dispose de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra de temps, indépendamment de sa difficulté réelle.
Origine
Énoncée par Cyril Northcote Parkinson en 1955, cette loi découle de ses observations sur la bureaucratie britannique, où il a constaté que les effectifs administratifs et la complexité des procédures augmentaient sans lien avec la quantité de travail réelle à accomplir.
Exemples concrets
Vie professionnelle
- Situation : Un manager donne une semaine à un collaborateur pour rédiger un rapport qui pourrait être fait en une journée.
- Effet Parkinson : Le collaborateur va étaler son travail sur toute la semaine, ajoutant des détails superflus ou procrastinant, alors qu’il aurait pu terminer en une journée avec une deadline plus courte.
- Conseil : Fixer des délais réalistes, mais serrés pour éviter la dispersion.
Vie personnelle
- Situation : Ranger un appartement avant l’arrivée d’un invité dans deux heures.
- Effet Parkinson : On devient très efficace et termine la tâche rapidement, alors qu’on aurait pu y passer la journée sans échéance précise.
- Conseil : Se donner des échéances même pour les tâches quotidiennes.
Administrations et bureaucratie
- Exemple historique : L’administration de la marine britannique a vu ses effectifs administratifs augmenter de 2 000 à 3 569 entre 1914 et 1928, alors que le nombre de navires et de marins diminuait fortement. Le travail administratif a donc occupé tout le temps et les effectifs disponibles, sans justification par la charge réelle.
- Autre exemple : Le ministère de l’Agriculture en France a vu ses effectifs croître alors que le nombre d’agriculteurs baissait et qu’une partie de ses missions était transférée à Bruxelles.
Gestion des mails
- Situation : Consacrer toute une matinée à traiter ses mails.
- Effet Parkinson : On s’attarde sur chaque message, on rédige des réponses longues, alors qu’en se fixant 30 minutes, on va à l’essentiel et on est plus productif.
Pourquoi la loi de Parkinson fonctionne-t-elle ?
- Procrastination : Plus l’échéance est lointaine, plus on a tendance à remettre à plus tard, ce qui allonge la durée de la tâche.
- Complexité perçue : Sans urgence, une tâche paraît plus complexe et on la fractionne inutilement.
- Adaptation au temps disponible : On adapte inconsciemment ses efforts à la durée allouée, même si ce n’est pas nécessaire.
Comment éviter le piège ?
- Fixer des deadlines courtes et réalistes pour chaque tâche.
- Fractionner les projets en sous-tâches avec des échéances précises.
- Limiter le temps alloué à chaque activité (par exemple, 30 minutes pour les mails).
- Prioriser les tâches essentielles pour éviter de remplir le temps avec des détails inutiles (cf. loi de Pareto).
Conclusion
La loi de Parkinson démontre avec perspicacité qu’en l’absence de contraintes temporelles, le travail tend à se dilater de façon disproportionnée, occupant tout l’espace-temps disponible. Pour optimiser sa productivité et contrecarrer la procrastination, il s’avère judicieux d’établir des échéances rigoureuses et de structurer méthodiquement son emploi du temps.
Cette organisation temporelle rigoureuse constitue un levier stratégique permettant non seulement d’accroître son efficience professionnelle, mais également de maintenir une motivation constante face aux tâches à accomplir.